POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1. OBJETO

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales tiene por objeto establecer los criterios, principios, finalidades y procedimientos que CALZADO SIETE CUEROS SAS en adelante, «la Compañía» o «el Responsable del Tratamiento» aplica para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transferencia, transmisión y supresión de los datos personales de sus empleados, clientes, proveedores, contratistas, aspirantes y demás terceros con quienes se relaciona en desarrollo de su actividad económica de fabricación y comercialización de calzado de seguridad industrial, en cumplimiento de la Constitución Política de Colombia (artículo 15), la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015) y demás normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan.

2. ALCANCE

Esta Política aplica a todas las bases de datos y archivos que contengan datos personales, físicos o electrónicos, administrados por CALZADO SIETE CUEROS SAS, y es de obligatorio cumplimiento para todos sus colaboradores, áreas, procesos y, cuando corresponda, para los encargados del tratamiento que actúen en su nombre. Se exceptúan del alcance de esta Política los datos regulados por leyes especiales, tales como los datos con fines exclusivamente periodísticos, los que forman parte de bases de datos de uso personal o doméstico, y aquellos que gocen de un régimen de protección de datos específico conforme a la ley.

3. DEFINICIONES

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de la política de tratamiento que le será aplicable, la forma de acceder a la misma y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados, privados o sensibles.

Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular.

Dato sensible: Aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales, datos de salud, datos biométricos, entre otros).

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Para efectos de esta Política, es CALZADO SIETE CUEROS SAS.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Transferencia: Tratamiento de datos personales que implica el envío de los mismos a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

4. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Razón social: CALZADO SIETE CUEROS SAS

NIT: 830101585-1

Actividad económica: Fabricación y comercialización de calzado de seguridad industrial

Domicilio principal / dirección para notificaciones: Calle 18ª # 69F-46

Correo electrónico de contacto: [email protected]

Teléfono: 3138969185

5. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

CALZADO SIETE CUEROS SAS aplicará, en el desarrollo, interpretación y aplicación de esta Política, los siguientes principios rectores establecidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:

Principio de legalidad: el Tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y las demás disposiciones que la desarrollen.
Principio de finalidad: el Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima, informada al Titular.
Principio de libertad: el Tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular.
Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Principio de transparencia: se garantiza al Titular el derecho a obtener información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de acceso y circulación restringida: el Tratamiento se sujeta a los límites derivados de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución.
Principio de seguridad: la información sujeta a Tratamiento se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el Tratamiento están obligadas a garantizar la reserva de la información.

6. DERECHOS DE LOS TITULARES

Los Titulares de los datos personales tratados por CALZADO SIETE CUEROS SAS tienen derecho a:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la Compañía.
Solicitar prueba de la Autorización otorgada, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
Ser informado por la Compañía, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante la Compañía.
Revocar la Autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

7. DEBERES DE LA COMPAÑÍA COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Solicitar y conservar copia de la respectiva Autorización otorgada por el Titular.
Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado.
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
Suministrar al Encargado del Tratamiento, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.
Tramitar las consultas y reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la ley.
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
Informar a la autoridad de protección de datos (SIC) cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

8. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

CALZADO SIETE CUEROS SAS obtendrá la Autorización previa, expresa e informada del Titular para el Tratamiento de sus datos personales, la cual podrá constar por escrito, de forma verbal o mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir razonablemente que otorgó la Autorización (medios electrónicos, formularios físicos, contratos laborales o comerciales, entre otros). En ningún caso se solicitará la Autorización para el Tratamiento de datos sensibles cuando no sea necesario, y cuando se requiera, se informará al Titular que no está obligado a autorizar su Tratamiento y cuáles de los datos solicitados tienen ese carácter.

No será necesaria la Autorización cuando se trate de: información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales; datos de naturaleza pública; casos de urgencia médica o sanitaria; tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; o datos relacionados con el Registro Civil de las Personas, conforme al artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

9. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Los datos personales recolectados por CALZADO SIETE CUEROS SAS serán tratados para las siguientes finalidades, según la relación que el Titular tenga con la Compañía:

9.1 Empleados y aspirantes

Gestión del proceso de selección, contratación, vinculación y administración de personal.
Liquidación de nómina, prestaciones sociales, seguridad social y demás obligaciones laborales.
Ejecución de programas de bienestar, capacitación, evaluación de desempeño y Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
Cumplimiento de obligaciones legales, contractuales y reglamentarias derivadas de la relación laboral.

9.2 Clientes

Gestión comercial, facturación, cartera y cumplimiento de obligaciones contractuales derivadas de la venta de calzado de seguridad industrial.
Atención de solicitudes, quejas, reclamos (PQRS) y servicio postventa, incluida la trazabilidad de producto.
Envío de información comercial, novedades de producto y actividades de mercadeo, cuando el Titular lo autorice.

9.3 Proveedores y contratistas

Gestión de la relación contractual, evaluación y selección de proveedores, y trámites de pago.

9.4 Terceros en general

Atención de requerimientos de autoridades administrativas o judiciales.
Gestión de relaciones con la comunidad vecina y atención de PQRS ambientales u operacionales.

10. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES

CALZADO SIETE CUEROS SAS podrá transferir o transmitir datos personales a terceros Encargados del Tratamiento, dentro o fuera del territorio nacional, para el cumplimiento de las finalidades descritas en esta Política (por ejemplo, proveedores de nómina, servicios de tecnología, servicios contables o entidades de seguridad social), garantizando en todos los casos que dichos terceros cumplan con los principios, obligaciones y en general con la normatividad de protección de datos aplicable, mediante la suscripción de los acuerdos de confidencialidad y Tratamiento de datos que sean necesarios.

11. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

La Compañía ha adoptado medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, tales como control de acceso a la información, copias de respaldo, confidencialidad exigida a los colaboradores que tienen acceso a los datos, y demás controles proporcionales al riesgo asociado a cada tipo de dato.

12. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS: CONSULTAS Y RECLAMOS

12.1 Consultas

Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal que repose en las bases de datos de CALZADO SIETE CUEROS SAS. La Compañía atenderá la consulta en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora, y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

12.2 Reclamos

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante la Compañía, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a CALZADO SIETE CUEROS SAS, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos, la dirección y los documentos que se quieran hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que indique «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

12.3 Canal de atención

Las consultas y reclamos podrán presentarse a través de los siguientes canales dispuestos por CALZADO SIETE CUEROS SAS:

Correo electrónico: [email protected]
Correspondencia física dirigida a: Calle 18ª # 69F-46

El área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos relacionados con el Tratamiento de datos personales es

13. VIGENCIA Y PERIODO DE CONSERVACIÓN

Esta Política rige a partir de su fecha de publicación y las bases de datos administradas por CALZADO SIETE CUEROS SAS tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas, así como el que sea necesario para atender obligaciones legales, contractuales o requerimientos de autoridades competentes. Una vez cumplida dicha finalidad y los términos legales de conservación, los datos serán suprimidos de las bases de datos de la Compañía, salvo que exista un deber legal o contractual de conservación.

14. MODIFICACIONES

CALZADO SIETE CUEROS SAS se reserva el derecho de modificar la presente Política en cualquier momento. Toda modificación sustancial será comunicada oportunamente a los Titulares a través de los canales de contacto disponibles, y en el caso de datos recolectados con anterioridad, se informará dicho cambio con antelación suficiente para que el Titular pueda ejercer su derecho a conocer, actualizar, rectificar o suprimir sus datos personales.